首先，需要了解行政公文的種類。公文是指黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務而形成的文字材料。公文分為決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函等。例如：

　　決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。決定一般由標題(包括發(fā)文機關、事由、文種)、受文單位、正文、發(fā)文機關、日期等幾個主要部分。

　　公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。發(fā)文機關級別較高(多為省、部級以上機關)。發(fā)布的方式一般不張貼，而是通過通訊社、電臺、報刊等。如：中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會公告〔2005〕年第5號。

　　通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。通告的范圍比公告小，各種機關單位都可以發(fā)布通告，內(nèi)容有時具有專門性(如銀行、交通方面的)，事項可以一般化。發(fā)布方式多種多樣，可張貼，也可以報刊、電臺發(fā)布。報紙發(fā)布可以省略日期，因報紙有日期。通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

　　其次，需要對公文的基本格式熟記于心。現(xiàn)公文的各構成要素可劃分的版頭、主體、版記三個部分，公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于版心外。版頭部分包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號和簽發(fā)人。主體部分包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期和印章、附注、附件。版記部分包括抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期等。

　　最后，考生要對每個公文的具體行文要求和特點全面掌握。這是公文寫作和改錯的最關鍵部分之一。另外，考生對各個文種之間的區(qū)別與聯(lián)系要把握到位，不能混淆二者之間的概念和格式。

　　下面通過事例來展示公文的基本格式：

　　XX省人民政府辦公廳關于2014年為殘疾人辦實事的通知

　　X政辦發(fā) 〔2014〕27號

　　各市、縣、區(qū)人民政府，省人民政府各工作部門、各直屬機構：

　　為進一步加大扶殘助殘工作力度，推動全省殘疾人事業(yè)在新的起點上加快發(fā)展，經(jīng)省政府同意，2014年繼續(xù)為全省殘疾人辦實事。現(xiàn)將有關事項通知如下：

　　一、實施殘疾人職業(yè)技能培訓。省財政安排1165萬元，對20600名殘疾人實施職業(yè)技能和實用技術培訓，對500名殘疾人實施計算機技能培訓，對500名盲人實施保健按摩師和醫(yī)療按摩職稱評審培訓。

　　二、實施殘疾人陽光家園計劃。在積極爭取中國殘疾人聯(lián)合會支持的同時，省財政安排1500萬元，支持12個縣(市、區(qū))殘疾人托養(yǎng)機構規(guī)范化建設，支持90個殘疾人托養(yǎng)服務機構完成等級評定。

　　三、實施農(nóng)村重度殘疾人居家安養(yǎng)補助項目。省財政安排500萬元，對10000名農(nóng)村重度殘疾人實施居家安養(yǎng)補助。

　　四、實施貧困殘疾兒童康復服務項目。省財政安排2041萬元，為150名聾兒植入人工耳蝸，為100名貧困聾兒驗配助聽器并實施康復訓練，為100名貧困智力殘疾、70名孤獨癥、210名腦癱兒童開展康復訓練。

　　五、實施聽力語言康復機構規(guī)范化建設項目。省財政安排360萬元，改造建設省聽力語言康復中心，對5所市級聽力語言康復機構實施規(guī)范化建設。

　　六、實施貧困肢體殘疾人假肢適配項目。省財政安排158萬元，為1000名貧困殘疾人免費適配假肢。

　　七、實施重度殘疾人個性化輔助器具適配項目。省財政安排300萬元，為1000名重度殘疾人適配個性化輔助器具。

　　八、實施貧困殘疾學生助學項目。結合扶殘助學項目、彩票公益金助學項目等，省財政安排270萬元，對1500名在校貧困殘疾中小學生給予生活補助，對今年被普通高等院校或特殊教育學院錄取的部分貧困殘疾大、中專學生給予補助。

　　九、實施貧困精神殘疾人康復項目。省財政安排320萬元，統(tǒng)籌使用中央財政安排的專項資金，為5000名貧困精神殘疾人免費提供藥物救助，為1000名重度精神殘疾人提供醫(yī)療救助。

　　十、實施殘疾人工作者專業(yè)技能培訓。省財政安排225萬元，對殘疾人康復訓練人員、殘疾人就業(yè)服務指導員、殘疾人托養(yǎng)管理和服務人員及殘疾人扶貧指導員進行業(yè)務培訓。